5S là gì?

5S là một triết lý và phương pháp quản lý cơ bản nhằm cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong tổ chức. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ và khoa học thì tinh thần, thể trạng được thoải mái, năng suất lao động được nâng cao. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong thực tế.

5S là cách viết tắt của 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật: SERI – sàng lọc, SEITON – sắp xếp, SEISO – sạch sẽ, SEIKETSU – săn sóc, SHITSUKE – sẵn sàng.

1. Ứng dụng 5s

Khi tổ chức 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp cần chú ý :

• Loại bỏ các lãng phí nơi làm việc, đặc biệt là loại lãng phí về thao tác.
• Cải thiện an toàn làm việc
• Xây dựng nền tảng ý thức lao động, môi trường cho việc cải tiến lao động.

	Ý nghĩa	Tầm quan trọng	Vấn đề được giải quyết
Sàng lọc	Loại bỏ các vật dụng không cần thiết cho hoạt động sản xuất hiện tại Chỉ giữ lại vừa đủ vật dụng cần thiết để làm việc	Không gian, thời gian, tiền và các tài nguyên khác có thể được quản lý và sử dụng hiệu quả nhất Giảm các vấn đề và rắc rối trong công việc Cải thiện giao tiếp giữa các lao động Tăng chất lượng sản phẩm Tăng năng suất	Nhà máy chật chội và khó làm việc Lưu trữ các vật dụng không cần thiết Mất nhiều thời gian tìm kiếm chi tiết, dụng cụ… Máy móc và hàng tồn kho không cần thiết phải tốn chi phí duy trì Tồn kho thừa ẩn bên trong các vấn đề Các vật dụng và dụng cụ thừa cản trở cải tiến quá trình
Sắp xếp	Các vật dụng cần thiết được sắp xếp để dễ dùng, dễ lấy Dán nhãn thiết bị hỗ trợ mọi người có thể tìm và trả lại	Loại bỏ các lãng phí bao gồm: – Tốn thời gian tìm kiếm – Khó khăn trong việc sử dụng – Khó khăn trong việc trả lại thiết bị/dụng cụ	Thao tác thừa Tìm kiếm tốn nhiều thời gian Hoang phí nhiều sức lực trong lao động Lưu kho thừa Sản phẩm khuyết tật Điều kiện làm việc không an toàn
Sạch sẽ	Dọn dẹp sạch sẽ hàng ngày mọi thứ	Biến nơi làm việc sạch sẽ gọn gàng, mọi người hứng thú làm việc Giữ mọi thứ trong điều kiện sẵn sàng có thể sử dụng	Thiếu ánh sáng có thể dẫn tới giảm hiệu quả công việc Khuyết tật chưa rõ ràng Vũng nước hoặc vệt dầu rơi rớt có thể làm bị ngã hoặc trượt chân… Máy móc không được bảo trì có thể bị hỏng hoặc gây ra khuyết tật
Săn sóc	Tích hợp 3S đầu thành một thể thống nhất	Đảm bảo rằng việc này không làm xấu đi tình trạng trước đây, và là điều kiện đảm bảo thực hiện cho 3S trụ cột	Có dấu hiệu tình trạng không mong muốn trở lại Khu vực làm việc bừa bộn và bẩn Kho dụng cụ xáo trộn, khó tìm vật dụng cần thiết Các lộn xộn được tích lũy theo thời gian Các tái phạm tiếp diễn
Sẵn sàng	Thực hiện một thói quen duy trì một cách chính xác Thấm nhuần kỷ luật cần thiết để tránh tái phạm	Hệ quả của việc duy trì lớn hơn hệ quả của việc không giữ nó	Các vật dụng không cần thiết đang tích tụ Dụng cụ, đồ gá không được trả về nơi quy định Không có ý thức và hành động khi các vật dụng, rác thải xuất hiện Tối, bẩn, xáo trộn làm kết quả công việc thấp đi

2. Quy trình triển khai chi tiết 5S

Phương pháp sử dụng các S

Seiri – sàng lọc

Lên kế hoạch và thực hiện Seiri, sàng lọc những cái cần thiết ra khỏi những cái không cần thiết:

• Tạo danh sách những cái cần thiết cơ bản cho công việc của bạn ( công cụ, nguyên vật liệu, tài liệu…)
• Xác định đâu là cái cần thiết và không cần thiết đang có ở nơi làm việc
• Đối với cái cần thiết, số lượng bao nhiêu là phù hợp
• Cái không cần thiết thì cái nào cần loại và vứt bỏ
• Xác định lại các tổ chức tốt hơn
• Đề xuất phương án xử lý cái không cần thiết

Làm thẻ đỏ:

• Gắn thẻ đỏ cho phép nhận biết các gì cần được loại bỏ
• Vật liệu/thiết bị có thể được di chuyển tới một khu vực đã được đánh dấu sẵn trước khi xử lý

Thiết lập mức ưu tiên dựa trên việc sử dụng

Nguyên tắc dưới đây có thể được sử dụng để xác định việc giữ lại hoặc loại bỏ (và nên đi kèm với các tài liệu hoặc văn bản)

Bảng hướng dẫn thiết lập ưu tiên dựa vào việc sử dụng

Tuy nhiên cơ sở của từng đơn vị là khác nhau, do đó hãy:

• Thử và nghĩ ít nhất 5 lý do phù hợp với từng nhóm và nơi chúng đang được lưu trữ
• Không gian lưu trữ đã được tối ưu chưa? Hãy sáng tạo và áp dụng thông tin điện tử trong việc lưu trữ
• Thay đổi nào thực sự là cần thiết

Seiton – sắp xếp

• Triết lý thực hiện là “một vị trí cho mọi thứ và mọi thứ ở vị trí của nó”
• Sắp xếp các vật dụng để chúng dễ tìm, sử dụng và được đặt lưu trữ bên cạnh
• Sử dụng bảng hiệu, sơn nền và tường, kẻ các đường biên, sử dụng mã màu và dãn nhán thường xuyên
• Tiến hành cải tiến, hợp lý hóa và đồng nhất hóa nhãn hiệu và cách sắp xếp, lưu trữ…
• Luôn trực quan hóa

Seiso – sạch sẽ

Nguyên tắc: mọi thứ luôn luôn cần được sạch sẽ và sẵn sàng để sử dụng

• Xây dựng lịch và mục tiêu cho việc dọn dẹp với bảng phân công và checklist
• Đảm bảo các dụng cụ được yêu cầu luôn sẵn sàng đáp ứng và không quên bảo trì
• Giám sát và đánh giá kết quả
• Lưu ý rằng việc “sạch sẽ” có thể bao gồm cả các đối tượng phi vật lý, như các tệp tin dữ liệu máy tính chẳng hạn

Trước và sau 5S

Seiketsu – săn sóc

Seiketsu – săn sóc được hiểu là duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuần thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn dũa và phát triển.

Shitsuke – sẵn sàng

Shitsuke – sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của công ty cao hơn.

3. 6 bước triển khai 5S

Bước 1 – chuẩn bị

Sau khi đánh giá thực trạng 5S, công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho trước. Kế hoạch trong giai đoạn chuẩn bị bao gồm cả việc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S. Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính sách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S ( mang tính cụ thể) cho từng giai đoạn. Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh tại các khu vực trong Công ty cũng được hoàn thiện để chuẩn bị cho bước 3. Ngoài ra, các CBCNV cần được đào tạo căn bản về khái niệm và lợi ích của 5S.

Bước 2 – phát động chương trình 5S

Đại diện lãnh đạo phát biểu trước toàn thể CBCNV về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S

Bước 3 – tiến hành tổng vệ sinh

Toàn thể CBCNV sử dụng một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc của mình ( theo sơ đồ phân công trách nhiệm đã có ở bước 1).

Bước 4 – tiến hành sàng lọc ban đầu

Ngay trong ngày tổng vệ sinh, các CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hành sàng lọc sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần thiết nơi làm việc của mình. Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý (loại bỏ/lưu trữ). Các đồ vật xác định được lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau khi sàng lọc.

Bước 5 – duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực. Quy định/hướng dẫn này thông thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn. Tại bước này, các thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị. Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạt động và các hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc và âm thanh).

Bước 6 – tiến hành đánh giá nội bộ 5S

Dựa trên tần suất hợp lý, Ban chỉ đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực để xem xét hiệu quả duy trì và triển khai 5S. Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy định/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực. Kết quả đánh giá thông thường được thể hiện quả hình ảnh và điểm số đánh giá. Kết quả này sẽ là căn cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến cho thời gian tiếp theo cũng như các hình thức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S tốt. Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, đó sẽ là đầu vào để các CBCNV tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ tốt hơn.

(Theo một nội dung của công ty phần mềm ERP uy tín tại Việt Nam)