Hậu quả của việc thiếu hệ thống kiểm soát nội bộ: mất bò mới lo làm chuồng

0
290

Bạn đang mải mê cho việc phát triển kinh doanh, kiếm hợp đồng nhưng tiền của bạn đang bị thất thoát? Thậm chí sự thất thóat nó diễn ra thường xuyên mà bạn không hề hay biết. Đến khi bạn phát hiện ra thì đã xảy ra hậu quả lớn. Nguyên nhân chính là vì bạn thiếu một hệ thống kiểm soát nội bộ.

Một câu chuyện thực tế đã phản ánh đầy đủ tình trạng trên. Và đây là câu chuyện chị giám đốc của một khách hàng của tôi đã kể lại:
3 công ty này cùng là sở hữu của gia đình chị ấy. Chị ấy làm Giám đốc 1 công ty, còn người chồng làm Giám đốc 2 công ty còn lại. Tuy vậy về quản lý tài chính, thì chị ấy đảm đương cả 3 công ty.
Hai công ty là công ty gia đình, làm sản xuất, không có các thành viên ngoài gia đình. Chính vì vậy, khi quyết định mọi công việc cũng dễ dàng. Chị có thể huy động tài chính từ các công ty để hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, hoặc điều chuyển hàng từ các công ty cho nhau. Chỉ có 1 công ty, là bên chị có phần vốn của nước ngoài, vì thế cần minh bạch về tài chính hơn. Tuy nhiên, công ty này làm dịch vụ, thì thế cũng tương đối thuần túy, và việc hạch toán kế toán cũng đơn giản hơn.
Vì là công ty sản xuất, nên số lao động có khi lên tới vài trăm người, bộ phận gián tiếp cũng khá đông. Công ty cũng áp dụng ISO, với những quy trình, quy tắc khá đầy đủ. Để yên tâm hơn nữa, chị còn cho con gái, cũng học kinh tế, ngồi làm việc và quản lý ngay phòng kế toán. Có lẽ ít người có được sự ủng hộ của chồng, con, gia đình trong công việc như chị. Vì thế, dù có 3 công ty, nhưng doanh nghiệp chị vẫn có công việc ổn định cho người lao động, và hàng năm vẫn có lãi đều đều.


Mọi việc cứ thế, cứ thế,… nếu chị không tình cờ phát hiện một nhân viên lấy tiền của công ty mình. Cô nhân viên đó nói là nhầm lẫn, nhưng chị thì có cả đống nghi nghờ cho việc cô nhân viên đã lấy tiền theo kiểu thế từ lâu. Nhưng do hệ thống giấy tờ, sổ sách, báo cáo của công ty còn nhiều vấn đề … nên chị không xác định được chắc chắn số tiền đã mất, cũng như bằng chứng của việc cô nhân viên đó lấy tiền.
Làm sao đây? Nếu không nghiêm trị, tình trạng này sẽ cứ tiếp tục tái diễn, vợ chồng chị cứ lăn ra mà làm, còn lợi nhuận thì bị nhân viên móc túi. Còn nghiêm trị, thì không biết cô nhân viên kia nhầm lẫn một lần, hay đã nhầm lẫn bao nhiêu lần, và cố ý hay vô tình ???
Mọi suy nghĩ cứ xoay trong đầu chị, và chị cần phải có hành động.
Chị vốn là người theo đạo Phật, và cũng hay đi lễ chùa, lễ phủ. Trong công ty cũng đặt một điện thờ đầy đủ các ban, các giá và được chị thắp hương hàng ngày, lễ bái đúng tuần, tiết. Chị vẫn nghĩ, mình làm theo đúng lời Phật dậy, với điện thờ ngay trong công ty, chắc không ai dám làm gì khuất tất, gian dối ở công ty.
Nghĩ mãi không ra nên làm thế nào với hiện tượng gian lận của cô nhân viên. Chị đành áp dụng biện pháp lòng tin vào tôn giáo. Một lần đi xa về, chị nói:
– Tôi đi xem bói, ông thầy nói rõ cho tôi người lấy tiền của công ty, số tiền công ty mất… Tôi chờ người lấy tiền của công ty tự giác trả lại. Khi đó tùy vào thái độ thành thật, hối lỗi của họ để công ty có biện pháp xử lý…
Cùng với việc đó, chị nói sẽ mời thầy cúng về công ty cúng giải hạn, và sẽ làm hình nhân thế mạng của người lấy tiền, để cúng cho họ không tránh khỏi hoạn nạn.
Sau khi tuyên bố lập đàn làm lễ, hai ngày sau, cô nhân viên đã có nhầm lẫn tiền bạc, mang 600 tr tới nhà chị trả và xin nghỉ việc…
Sau việc này, chị mời công ty tôi tư vấn xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho công ty chị. Tôi bảo chị :” Mất bò mới lo làm chuồng” .
Thực tế hiện nay, nhiều công ty có tình trạng như trên. Trong khi Giám đốc mải mê với kinh doanh, mải mê với những hợp đồng… nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ không chặt chẽ, dẫn tới lãi nhiều, mà không thấy tiền đâu, hoặc không biết tiền của mình nằm ở đâu, không biết hàng của mình có bao nhiêu…Tôi đã gặp những doanh nghiệp doanh thu ngàn tỷ, cũng như doanh thu vài tỷ, đều bị thiếu kiểm soát, dẫn tới tiền mất, hay lãng phí trong kinh doanh mà không biết.
Doanh nghiệp bạn có tình trạng như trên không? hãy nghĩ tới việc kiểm soát đồng tiền của mình, do mình làm ra. Một trong những việc đó, là phải thiết lập hệ thống kiểm soát và tổ chức bộ máy, công tác kế toán của công ty thật tốt.

(Bùi T. Lệ Phương – Chủ tịch, giám đốc công ty Centax)

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here