Nhiều người thắc mắc ERP là viết tắt của từ gì. Đó chính là Enterprise Resource Planning (hoạch định nguồn nhân lực). Nó được biết đến như một phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, một định nghĩa như trên chưa hoàn toàn chính xác lắm. Chính xác hơn ERP là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể. Hệ thống cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống.

Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế. Nó nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

ERP bao gồm những ứng dụng được tích hợp để quản lý toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Nó giúp tự động hóa những chức năng back office liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nhân lực.

Phần mềm hệ thống ERP tích hợp tất cả những khía cạnh của một quy trình bao gồm:

• Lên kế hoạch sản xuất
• Phát triển sales và marketing trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Một ứng dụng duy nhất và một giao diện người dùng duy nhất.
• Hệ thống kế toán quản trị giúp kiểm soát chặt chẽ tài chính của doanh nghiệp.
• Các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời. Giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.

Phần mềm ERP là gì?

5 đặc điểm của phần mềm ERP

Theo Marcelino Tito Torres [5] thì một phần mềm ERP có 5 đặc điểm chính sau:

1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất (Integrated Business Operating System). Hợp nhất – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình. Đó là một hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
2. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
3. Phần mềm ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
4. ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
5. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.

ERP khác biệt thế nào với ISO?

Đây có lẽ là câu hỏi thường trực của bất kỳ ai quan tâm đến cả 2 khái niệm này. ISO vốn được các doanh nghiệp sử dụng như một công cụ quản lý chất lượng sản phẩm. Nhằm giúp doanh nghiệp cung cấp ra thị trường sản phẩm chất lượng. Tuy nhiên khi được hỏi về sự khác biệt giữa ERP và ISO là gì? Không ít người trong chúng ta vẫn còn nhầm lẫn.

ERP như đã biết, là hệ thống hướng đến việc tích hợp các phân hệ với nhau để phối hợp các hoạt động và sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng một cơ sở dữ liệu chung cho tất cả các phân hệ.

Còn ISO là hệ thống tài liệu chuẩn mực của doanh nghiệp, dùng để quản lý chất lượng sản xuất hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Theo thời gian, tuỳ từng phiên bản mà ISO sẽ nhấn mạnh vào những khía cạnh khác nhau như chất lượng dựa trên tiêu chí định sẵn, dự đoán sai phạm về chất lượng, tuân thủ quy trình sản xuất dịch vụ, cung cấp bằng chứng về việc tuân thủ quy trình chuẩn. Có thể thấy quá trình phát triển của ISO đang chạy theo ERP trong việc chuẩn hoá các quy trình điều hành doanh nghiệp.

Trong việc triển khai ERP, nếu doanh nghiệp đã được chuẩn hoá bằng ISO thì sẽ đỡ vất vả hơn, tuy nhiên điều này chỉ đúng trong trường hợp doanh nghiệp thực sự vận hành theo quy trình đó.

Thực sự, trong một hệ thống của doanh nghiệp nếu cùng tồn tại song song ISO và ERP. Chúng sẽ hỗ trợ và bổ sung các khuyết điểm của nhau. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hoạt động của mình. Nhưng vẫn đảm bảo tốc độ thực hiện công việc tốt nhất.

Các phân hệ của phần mềm ERP

Trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [2] và loạt bài “ERP” [3] của tác giả Andrew Lyon thì một hệ thống ERP sẽ bao gồm các phân hệ sau:

1. Kế toán tài chính (Finance)
2. Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
3. Quản lý mua hàng (Purchase Control)
4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
6. Quản lý dự án (Project Management)
7. Quản lý dịch vụ (Service Management)
8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
9. Báo cáo quản trị (Management Reporting)
10. Báo cáo thuế (Tax Reports).

Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phần hệ trên còn có thêm các giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa và không dây…

(Tổng hợp các nguồn uy tín)