Trong thời đại 4.0, các doanh nhân đã nghĩ đến việc ứng dụng giải pháp ERP cho công ty của mình. Việc này sẽ hỗ trợ họ trong công tác điều hành và quản trị doanh nghiệp.. Việc ứng dụng ERP không chỉ đơn thuần là việc sử dụng phần mềm có sẵn. Hay việc giao phó cho bộ phận IT lập trình theo yêu cầu của các phòng ban. Nó thực sự là công việc của các lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp.

Việc triển khai ERP là việc xây dựng một hệ thống để hoạch định và quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Một hệ thống quản trị giúp doanh nghiệp tận dụng, phát huy tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có. ERP thực sự là một hệ thống quản trị thông minh. Ngoài ra nó được ví như một nền móng vững chắc để giúp doanh nghiệp có thể xây thêm các tầng cao hơn.

Một con số thống kê khá buồn là hơn 60% các dự án ERP đã bị thất bại. Khi một dự án ERP thất bại, doanh nghiệp không chỉ đơn giản là mất chi phí mua phần mềm. Họ có thể rơi vào khủng hoảng trầm trọng hơn. Đó là bởi các sự xáo trộn nhân sự, hệ thống quản lý sau khi ứng dụng ERP. Do đó, chúng ta cần tìm hiểu xem sự thất bại nó đến từ đâu. Để từ đó chúng ta có giải pháp thật sự hiệu quả và tránh được vết xe đổ của những người tiền nhiệm.

Những nguyên nhân chính khiến các doanh nghiệp triển khai ERP bị thất bại

1. Triển khai ERP khi doanh nghiệp đang ở thời kỳ Startup

Nhiều Startup hiện nay có tư duy quản trị rất tiến bộ. Khi họ có ý tưởng kinh doanh, họ đã nghĩ ngay đến việc triển khai hệ thống ERP. Tuy nhiên việc triển khai ERP vào giai đoạn này sẽ tiềm ẩn những rủi ro cho doanh nghiệp. Đây là giai đoạn các doanh nghiệp nên tập trung vào thị trường, bán hàng và sản phẩm chứ không nên quá đi sâu vào xây dựng hệ thống nội bộ. Bởi trong giai đoạn này, các chiến lược có thể sẽ cần phải thay đổi để phù hợp với thị trường mục tiêu. Hệ thống ERP thường sẽ bị gãy khi chiến lược kinh doanh của bạn thay đổi.

Việc thành công triển khai ERP vào giai đoạn này tương đối hiếm. Ngoại lệ là bạn đã từng thành công ở một lĩnh vực kinh doanh. Bạn đang nhân bản mô hình hoặc mở rộng hệ sinh thái của mình. Và quan trọng hơn cả là bạn đã dự trù tốt kế hoạch tài chính cho mô hình kinh doanh của mình sắp xây dựng.

2. Phần mềm ERP do bộ phận IT tự xây dựng

Trong trường hợp này, hệ thống ERP được các nhân viên IT trong công ty xây dựng. Họ thường tổng hợp các yêu cầu từ các phòng ban và thực hiện phân tích hệ thống thông tin. Một điểm hạn chế là các IT thường thiếu kiến thức, kinh nghiệm về các nghiệp vụ. Họ không có kiến thức về quản trị và điều hành. Hệ thống thông tin mà họ xây dựng sẽ không đáp ứng các yêu cầu về quản trị. Có chăng họ chỉ đáp ứng được các yêu cầu tức thời của các phòng ban vào tại thời điểm đó. Họ không thể dự trù được các khả năng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Một khi doanh nghiệp có sự phát triển mạnh mẽ về thị trường. Nó đòi hỏi sự phát triển đồng bộ của toàn bộ doanh nghiệp. Sự cải tiến, thay đổi phải được từng bộ phận riêng lẻ như Marketing, bán hàng, sản xuất, kế toán và nhân sự thực hiện. Khi đó hệ thống phần mềm hiện hữu sẽ không theo kịp. Các IT thường sử dụng các biện pháp sửa chữa “chắp vá” tạm thời để hoàn thành nhiệm vụ. Và như vậy, bản chất hệ thống đã không đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

3. Sử dụng các phần mềm ERP online

Hiện nay chúng ta rất dễ tìm thấy các phần mềm ERP online miễn phí hoặc giá rẻ. Đa số chúng được xây dựng và phát triển từ các mã nguồn mở. Chỉ cần chúng ta đăng ký tài khoản và đăng nhập vào sử dụng những chức năng có sẵn. Nhưng có một điều là bạn sẽ không biết bắt đầu sử dụng từ đâu. Ứng dụng phần mềm đó như thế nào? Quy trình làm việc của công ty bạn phải thay đổi để phù hợp với phần mềm đó. Và sẽ có rất nhiều bất cập khi áp dụng rập khuôn quy trình của một phần mềm.

Ví dụ: Chẳng hạn một quy trình sản xuất của bạn chỉ cần có 5 bước. Nhưng phần mềm buộc bạn thực hiện 10 bước. Chưa hết trong 5 bước mà doanh nghiệp bạn đang thực hiện, hệ thống chỉ đáp ứng 4 bước còn một bước không thể áp dụng.

Tình trạng chung của các phần mềm online là: có những thứ không cần xài thì buộc phải thực hiện, có những thứ cần thì hệ thống không có. Nếu bạn gặp tình trạng này thì tôi tin chắc doanh nghiệp của bạn sẽ vô cùng khó khăn và gây ra những lãng phí không cần thiết.

4. Tính phức tạp và khó khăn trong việc tùy biến của các hệ thống ERP lớn

Không thể phủ nhận là các hệ thống ERP của các hãng công nghệ lớn như: Sap, Oracle, Sage, Info, Microsoft … là các hệ thống rất mạnh. Nó có hầu hết tất cả các quy trình và nghiệp vụ kinh doanh một cách chi tiết. Nhưng liệu nó đã là một giải pháp ERP hiệu quả cho doanh nghiệp Việt?

Sự phù hợp của hệ thống ERP nước ngoài

Hệ thống ERP của nước ngoài chỉ phù hợp cho các công ty có quy mô Quốc Tế. Các công ty ứng dụng phải có đầy đủ các quy trình và nghiệp vụ chuẩn theo mô hình quản trị phương Tây. Những công ty như thế Việt Nam cũng không nhiều. Chúng ta có thể điểm danh 1 số gương mặt điển hình như: Vingroup, Masan, Vinamilk, Cocacola, Universe Vietnam…

Nhưng đa số các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay có một văn hóa quản trị đặc thù. Họ cần một hệ thống quản trị đơn giản hơn, linh hoạt hơn và dễ áp dụng hơn. Những họ vẫn cần một hệ thống ERP đủ mạnh và không bị “đụng trần” khi doanh nghiệp phát triển. Đây là lý do mà các sản phẩm phần mềm ERP của các hãng công nghệ nước ngoài không tương thích với đa số doanh nghiệp Việt. Sự không phù hợp là do khác biệt lớn về văn hóa quản trị hay phong cách điều hành giữa phương Đông và phương Tây.  Trong khi đó, mỗi doanh nhân lại có một tầm nhìn và phương thức quản trị riêng.

Sự thay đổi nhưng chi phí cao

Hiện nay, các hãng công nghệ nước ngoài cũng đang thay đổi để phù hợp với địa phương hơn. Nhưng chi phí triển khai ERP của họ rất cao. Hơn nữa để tùy biến linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp thì rất khó và hầu như là không thể. Bởi một điều chỉnh dù là rất nhỏ trên hệ thống luôn cũng mất nhiều thời gian. Và chi phí mà doanh nghiệp Việt trả cho họ là không hề ít.

Việc triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp đòi hỏi một sự quyết tâm cao từ lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có sự phân tích rõ ràng. Doanh nhân cần hiểu rõ nguồn lực của mình để có giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất. Không có sản phẩm ERP nào dở, chỉ có phương pháp ứng dụng phù hợp mà thôi. Chúc các doanh nhân, các nhà quản lý sẽ tìm ra cách chọn lựa đúng đắn cho giải pháp quản lý của mình.

Người viết: Phatmarcom