Thực hiện ERP thành công là bước đầu xây dựng một nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp

Sự thành công của một doanh nghiệp đến từ nhiều yếu tố khác nhau. Ngoài yếu tố may mắn họ cần phải có các chiến lược kinh doanh đúng đắn. Các chiến lược kinh doanh như: chiến lược Marketing, chiến lược thương hiệu, chiến lược sản xuất, chiến lược tài chính .v.v. phải được kết hợp hài hòa với nhau. Chúng có vai trò quan trọng trong việc định hướng điều hành và quản trị doanh nghiệp.

Để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững, thì việc điều hành và quản trị sao cho doanh nghiệp cần hướng đến một sự cân bằng. Sự cân bằng thể hiện trên các yếu tố trong doanh nghiệp: khách hàng, tài chính, quy trình kinh doanh nội bộ và việc học hỏi để phát triển. 4 thành tố này được ví như 4 bánh xe của một doanh nghiệp. Chiếc xe sẽ di chuyển và về đích an toàn nếu cả 4 bánh đều vận hành tốt.

Xây dựng hệ thống quản trị vững mạnh là nhiệm vụ ưu tiên số một của các CEO

Trong thời đại 4.0, các doanh nhân đã nghĩ đến việc ứng dụng giải pháp ERP cho công ty của mình. Việc này sẽ hỗ trợ họ trong công tác điều hành và quản trị doanh nghiệp.. Việc ứng dụng ERP không chỉ đơn thuần là việc sử dụng phần mềm có sẵn. Hay việc giao phó cho bộ phận IT lập trình theo yêu cầu của các phòng ban. Nó thực sự là công việc của các lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp. Bởi ERP là việc xây dựng một hệ thống để hoạch định và quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Một hệ thống quản trị giúp doanh nghiệp tận dụng, phát huy tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có.

ERP thực sự là một hệ thống quản trị thông mình. Ngoài ra nó được ví như một nền móng vững chắc để giúp doanh nghiệp có thể xây thêm các tầng cao hơn.

Trăn trở của doanh nghiệp Việt trong việc triển khai hệ thống ERP

Trong thời gian qua, khái niệm ERP đã dần trở nên quen thuộc với hầu hết các doanh nhân và ban quản lý. Ai cũng mong muốn có một hệ thống quản trị thông qua giải pháp ERP. Nhưng con số thống kê thực tế đã cho biết là hơn 60% dự án ERP đã bị thất bại. Tôi đã tìm hiểu sâu những trường hợp triển khai ERP bị thất bại. Thông qua trao đổi với nhiều doanh nhân, tôi thấu hiểu những mất mát to lớn của doanh nghiệp khi ERP thất bại là thế nào. Nó thực sự gây ra những hậu quả không hề nhỏ cho họ.

Chúng tôi đã đúc kết những nguyên nhân khiến dự án ERP thất bại từ các doanh nghiệp. Chúng tôi đã tìm ra một công thức triển khai ERP thành công. Có thể nói rằng, một giải pháp thành công là sự kết hợp rất tinh túy của những người quản lý và các chuyên gia ERP. Sự tương tác chặt chẽ giữa 2 bên sẽ tạo ra một sản phẩm phần mềm ERP mạnh mẽ và linh hoạt.

Hệ thống ERP cần phù hợp với văn hóa và mô hình quản trị của người Việt. Nó giải quyết được bài toán quản trị tổng thể cho mô hình Tập đoàn, tổng công ty. Nó có thể giải quyết được bài toán đa ngành. Hệ thống cần có tính linh hoạt cao, giúp doanh nghiệp tự thêm hoặc bớt các quy trình nghiệp vụ không cần thiết. Đặc biệt phần mềm được thiết kế với giao diện đơn giản giúp thao tác nhập liệu dễ dàng. Dù là một anh công nhân có trình độ lớp 9 cũng có khả năng thực hiện tốt công việc trên hệ thống.

7 yếu tố cần phải có trong một giải pháp ERP hiệu quả

1. Cần thấu hiểu hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp

Việc này nó vô cùng quan trọng, nó cần xuất phát từ mong muốn quản trị của người chủ doanh nghiệp hoặc ban lãnh đạo cấp cao. Bởi chỉ có người chủ mới biết doanh nghiệp của mình sẽ đi về đâu và có vai trò như thế nào trong tương lai. Khi đó, họ sẽ nói rõ những mong muốn quản trị của mình và yêu cầu hệ thống ERP cần phải đáp ứng.

2. Ứng dụng các quy trình đã thành công để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn có các giải pháp cải tiến tốt hơn

Người ta thường nói là “bụt nhà không thiêng”. Đó cũng là tình trạng chung của đa số doanh nghiệp. Thường thì chúng ta nhìn nhận vấn đề theo một góc nhìn chủ quan. Với cái nhìn khách quan của các chuyên gia ERP. Một công thức được đúc kết từ việc học hỏi từ các mô hình thành công. Các công ty ERP sẽ giúp bạn ứng dụng các quy trình, thực thi nghiệp vụ một cách hiệu quả hơn. Họ sẽ giúp bạn chuẩn hóa, cải tiến chúng theo một cách đơn giản nhất.

3. Doanh nghiệp cùng đối tác ERP hoạch định và xây dựng các nghiệp vụ chuẩn

Bạn sẽ luôn luôn là người có kinh nghiệm nhất trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Và bạn cũng là nhân tố chính để hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp sao cho hiệu quả hơn. Với sự hỗ trợ từ các chuyên gia về giải pháp ERP. Team dự án sẽ biến các kinh nghiệm của bạn trở thành một thứ tài nguyên quý giá nhất cho doanh nghiệp của mình. Một thứ tài nguyên giúp cho doanh nghiệp của bạn tự vận hành, học hỏi và phát triển. Bạn sẽ được giải thoát dần khỏi doanh nghiệp để có những kế hoạch lớn hơn cho tương lai của mình.

4. Cần phải lường trước được các cấu trúc tương lai cùng khả năng phát triển và mở rộng của doanh nghiệp

Giải pháp ERP mà bạn nghĩ đến nên được thiết kế dựa theo các mô hình kinh doanh tổng thể. Nó có khả năng phù hợp với mô hình Tập đoàn, tổng công ty. Và quan trọng hơn nó cần phù hợp với văn hóa quản trị doanh nghiệp của người Việt. Hệ thống ERP cần giải quyết được các bài toán lớn, tổng thể nhưng phải có tính linh hoạt cao. Nó cần được học hỏi và đáp ứng các mô hình kinh doanh hiện tại. Nó giúp bạn linh hoạt, chủ động trong việc thiết kế và điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ của công ty. Và hệ thống ERP sẽ không bị vỡ khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

5. Lãnh đạo cần giám sát và kiểm soát chất lượng công việc của đội dự án ERP một cách tỉ mỉ. Đồng thời động viên nhân viên của mình thực hiện một cách triệt để (đúng tiến độ, đúng quy định và chất lượng )

Thành bại của ERP phụ thuộc rất nhiều vào đội dự án triển khai. Đội dự án này gồm những nhân sự thuộc 2 bên công ty. Trong đội dự án cần có lãnh đạo có quyền quyết định về các nghiệp vụ sẽ thực hiện. Và quan trọng hơn, cần có các “Key User” là những người chính có khả năng hiểu rõ quy trình của phòng ban. Các “Key User” không chỉ là những người nắm rõ hệ thống. Họ cần thực hiện đào tạo lại cho nhân viên khác thực hiện và giám sát chặt chẽ.

Về phía các công ty triển khai ERP, thành viên tham gia đội dự án phải là các chuyên gia về triển khai và kỹ thuật ERP. Các công việc, tiến độ, chất lượng sẽ được giám sát chặt chẽ bởi người có kinh nghiệm nhất. Họ phải là các chuyên gia thực thu về giải pháp, xây dựng hệ thống ERP. Họ cần phải là những “quân sư” giúp bạn xây dựng hệ thống quản trị chứ không phải là người chỉ biết bán hàng.

6. Chú trọng đào tạo và huấn luyện nhân sự giúp doanh nghiệp chủ động trong việc vận hành

Trong quá trình triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp. Bạn cần chú trọng việc đào tạo các “Key User”. Họ sẽ cần phải trải qua quá trình huấn luyện mà công ty tư vấn ERP đưa ra. Họ cần phải “tốt nghiệp” và đạt các tiêu chí cần thiết. Sau khi họ “tốt nghiệp”, các “Key User” sẽ giúp hệ thống ERP vận hành trơn tru. Họ sẽ là những nhân tố chính giúp bạn tự hoạch định nguồn lực của mình. Doanh nghiệp của bạn sẽ luôn chủ động trong việc điều chỉnh, tạo quy trình làm việc mới mà không cần có sự tham gia của các công ty phần mềm.

7. Phải đảm bảo các đối tác cung cấp ERP luôn đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình sử dụng

Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn và sự phát sinh trong quá trình ứng dụng ERP. Nếu đối tác triển khai ERP “bỏ mặc” bạn trong giai đoạn sau nghiệm thu. Sự thất bại và đổ vỡ hệ thống quản lý có thể xảy ra. Tôi thấu hiểu điều này và tôi khuyên bạn cần có sự cam kết đồng hành của nhà cung cấp. Họ phải đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trong suốt quá trình sử dụng. Thậm chí bạn cần tính đến cả phương án dự phòng khi đối tác của bạn gặp sự cố. Mục đích là đảm bảo hệ thống ERP của bạn luôn vận hành tốt và an toàn.

Trên đây là những yếu tố giúp chúng tôi đã triển khai thành công các dự án ERP. Đến thời điểm hiện tại, 100% khách hàng đều hài lòng với sản phẩm và dịch vụ từ chúng tôi. Hệ thống ERP đã giúp họ kiểm soát tốt nguồn lực của mình. Hiệu quả được thấy rõ qua các con số tài chính. Chi phí doanh nghiệp giảm, tỷ suất lợi nhuận gia tăng. Chưa hết, nó giúp tăng năng suất lao động theo thời gian và cả chất lượng công việc.

ERP là chi phí hay sự đầu tư, tất cả đều phụ thuộc vào bạn. Nhiệm vụ của bạn là tìm được một đối tác ERP tốt, uy tín và kinh nghiệm. Chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp của mình.

Người viết: Phatmarcom​