Ý nghĩa của 3 từ ERP

R: Resource (Tài nguyên)

Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu. Nó thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi người lãnh đạo phải biến nguồn lực thành tài nguyên. Cụ thể là:

– Phải làm cho mọi bộ phận đều có khả năng khai thác các nguồn lực. Hệ thống sẽ phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp.

– Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác các nguồn lực. Điều đó giúp các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.

– Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

– Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời.

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên. Doanh nghiệp phải trải qua một thời kỳ ‘lột xác’. Họ cần thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp.  Đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP. Nó chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.

P: Planning (Hoạch định)

Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao?

Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Nó cần hỗ trợ việc điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tốt hơn. Dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng. ERP giúp nhà quản lý SX tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng,… Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng. Nó giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

E: Enterprise (Doanh nghiệp)

Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.

ERP giúp tích hợp các nghiệp vụ vào một hệ thống duy nhất

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho. Và nó thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất. Hệ thống được phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ. Nhưng giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại. Nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể truy xuất vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu. Họ cũng có thể cung cấp trọn gói. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.

(Theo công ty phần mềm Gia Cát)