Các lợi ích từ phần mềm ERP

Theo tác giả Trần Sơn trong “ERP – Một phong cách quản lý” [2] thì Các lợi ích từ phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp:

Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Ta sẽ sử dụng ví dụ để minh họa cho việc này. Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng”. Sau đó họ xuất cho khách hàng Quang Hải. Nhưng do chữ viết xấu, thủ kho lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng. Hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Quan Hải”…

Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu. Và họ phải có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình. Điều này để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta. Và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp.

Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này. Và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc. Người tiếp nhận sẽ rất khó khăn trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này.

Tăng tốc độ dòng công việc

Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. Phần mềm ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”.

Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng. Nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua. Hoặc doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng. Các nhà quản lý sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.

Dữ liệu tập trung

Lợi ích của việc này rất rõ ràng. Thay vì duy trì nhiều CSDL (cơ sở dữ liệu) cục bộ với dữ liệu nhiều khi “cãi nhau”. Doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung.

Lợi ích điển hình là cho phép đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo. Nó khắc phục được tình trạng chung của các doanh nghiệp hiện nay. Họ chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm. Tuy nhiên, số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.

Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau (Data Mining). Việc này nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.

Dễ dàng kiểm soát

Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo rất nhiều. Lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc. Đó là những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó.

(Theo công ty phần mềm ERP Gia Cát)